Penting untuk mempunyai etika yang ramah dan sopan ketika menjawab telefon, terutamanya jika anda bercakap dengan orang asing atau di tempat kerja. Semasa menjawab telefon, penting untuk mengetahui apa yang harus dikatakan agar anda tidak memulakan perbualan dengan cara yang salah. Bercakap dengan jelas, fokus pada panggilan, dan tetap profesional jika anda bekerja.
langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Berurusan dengan Prospek Profesional
Langkah 1. Jawab selepas dua atau tiga deringan
Semasa menjawab panggilan di tempat kerja, biarkan telefon berdering dua atau tiga kali. Sekiranya anda membiarkannya bermain lebih dari itu, orang itu mungkin menjadi tidak sabar dan merasa bahawa mereka tidak diendahkan.
Sebaliknya, menjawab selepas deringan pertama juga tidak sesuai, kerana boleh membuat orang terkejut
Langkah 2. Sediakan ucapan profesional
Sekiranya anda akan menjawab telefon di pejabat, anda mungkin tidak selalu dapat memberitahu siapa yang berada di hujung talian. Ini mungkin bos, pelanggan, rakan sekerja anda, atau kesalahan.
- Ucapan profesional, seperti "Selamat pagi" atau "Bagaimana saya dapat menolong anda? "Cukup untuk perbualan bermula dengan baik.
- Walaupun anda mempunyai ID pemanggil dan menganggapnya sebagai rakan sekerja, mungkin orang lain memanggil di tempat mereka. Jawab dengan "Cakap!" mungkin memberi kesan buruk.
Langkah 3. Kenal pasti diri anda dan organisasi anda
Untuk panggilan kerja, lebih tepat untuk menjawab telefon dengan menyebut nama dan nama syarikat anda. Contohnya, ucapkan “Terima kasih kerana menghubungi Bank Negara. Nama saya João, bagaimana saya boleh menolong anda?”.
Banyak pejabat mempunyai skrip perkhidmatan mereka sendiri, jadi ikuti peraturan yang dikenakan oleh syarikat. Sekiranya ragu-ragu, berbincanglah dengan penyelia
Langkah 4. Tanyakan dengan sopan siapa yang bercakap jika anda tidak tahu
Umumnya, orang selain mengenal pasti diri mereka, menjelaskan mengapa mereka memanggil. Sekiranya anda tidak mempunyai ID pemanggil, tidak tahu nomornya, atau tidak memahami apa yang orang lain katakan, tanyakan "Tolong, siapa yang berbicara?"
Apabila orang itu mengenali dirinya, mulailah memperlakukannya mengikut tajuk yang diberikannya. Sekiranya dia menyebut nama depan dan belakangnya dan anda ingin menjadi lebih profesional, panggil dia dengan nama belakangnya
Langkah 5. Bercakap dekat dengan telefon bimbit
Letakkan telefon dengan perlahan ke pipi anda dan bercakap terus ke dalam telefon, yang semestinya sesuai dengan mulut anda. Jangan bimbang memegang telefon terlalu dekat dengan mulut anda atau bercakap dengan kuat.
Sekiranya orang itu meminta anda untuk bercakap lebih kuat, tinggikan suara anda sedikit. Jika tidak, bercakap dengan normal
Langkah 6. Elakkan menggunakan bahasa gaul atau tidak senonoh
Apabila anda bercakap di telefon di tempat kerja, anda mewakili syarikat. Bercakap dengan sopan dan elakkan menggunakan slang, senonoh atau ketagihan bahasa. Walaupun percakapan berubah secara agresif, tetap tenang dan bersikap sopan.
Sudah tentu, jika anda bercakap di telefon peribadi dengan rakan, anda boleh menjadi tidak formal dan bercakap seperti yang anda lakukan secara peribadi
Kaedah 2 dari 3: Menjawab Panggilan Peribadi di Rumah
Langkah 1. Berbual di telefon dalam persekitaran yang tenang
Sekiranya anda berada di persekitaran yang bising, pindah ke tempat yang lebih tenang untuk menjawab telefon, atau turunkan kelantangan pada muzik atau televisyen anda. Persekitaran perlu cukup tenang untuk mendengar orang di hujung talian.
Persekitaran yang lebih tenang juga membolehkan anda memberi tumpuan kepada siapa yang memanggil
Langkah 2. Hentikan apa yang anda lakukan sebelum menjawab telefon
Luangkan masa untuk mengatur pemikiran anda sebelum menjawab. Jangan terganggu, jika tidak, mungkin terdapat gangguan komunikasi antara anda. Sekiranya anda bebas dari gangguan, orang tersebut akan merasakan bahawa anda memberi perhatian sepenuhnya kepada mereka.
Contohnya, jika anda mengetik di komputer atau membaca buku ketika telefon berdering, tangguhkan tugas untuk menjawab panggilan tersebut
Langkah 3. Katakan "Helo?
"Dengan nada suara yang menyenangkan. Sekiranya anda tidak tahu siapa yang bercakap atau tidak mengenali nombor di ID, katakan "Samuel bercakap". Untuk jawapan yang lebih formal, misalnya "Residência dos Oliveira".
Sekiranya anda melihat di ID pemanggil bahawa panggilan itu dari rakan atau saudara, jangan ragu untuk mengatakan "Hai Tom! Baiklah?"
Langkah 4. Dapatkan maklumat mengenai siapa sahaja yang anda ajak bicara, sekiranya orang yang ingin anda ajak bicara tidak ada
Katakan Maaf, Puan Oliveira tidak ada di sini buat masa ini. Ingin meninggalkan mesej?”. Tuliskan nama, nombor telefon dan alasan panggilan orang itu di notepad dan tulisan tangan yang boleh dibaca.
Sekiranya anda tidak mempunyai buku nota yang berguna, minta orang itu menunggu sebentar sementara anda mendapat pen dan kertas untuk mencatat
Kaedah 3 dari 3: Menjawab Panggilan Telefon Bimbit
Langkah 1. Jawab dengan nada suara yang mesra
Apabila anda menjawab telefon bimbit anda, ID pemanggil kemungkinan akan menunjukkan siapa yang memanggil. Katakan sesuatu seperti "Hai, Luisa! Baiklah? ". Walaupun nombor itu tidak diketahui atau peribadi, adalah penting untuk menjawab dengan ramah. Katakan hai? Siapa sedang bercakap?".
Oleh kerana telefon bimbit cenderung lebih tidak formal daripada panggilan ke rumah atau perniagaan, anda tidak perlu menyebut nama anda semasa menjawab
Langkah 2. Tanyakan alasan panggilan
Sekiranya anda tidak mengenali orang itu, tanyakan dengan sopan, seperti "Apa yang dapat saya bantu?" atau "Bagaimana saya dapat menolong anda hari ini?" Sekiranya anda mengenali orang itu, anda boleh mengatakan yang sederhana “Ada apa? Baiklah? ".
Walaupun anda tahu siapa yang memanggil, elakkan daripada bersikap kasar. Jangan katakan "Apa?" atau "Apa yang anda mahukan sekarang?"
Langkah 3. Bercakap dengan jelas, dengan nada suara yang normal
Tidak perlu bercakap lebih kuat atau dengan kata-kata jarak. Sebaliknya, bercakap dengan jelas, mengikut kadar biasa anda. Sekiranya anda menjerit atau bercakap dengan canggung, orang di hujung talian mungkin menganggap anda marah atau ada sesuatu yang salah.
Sekiranya sukar untuk mendengar orang di hujung talian yang lain, tingkatkan kelantangan pada telefon anda. Sekiranya masih sukar untuk mendengarnya, minta dia bercakap lebih dekat dengan telefon
Langkah 4. Jangan menjawab telefon semasa mengunyah gula-gula getah atau makan
Lumurkan gusi anda atau telan makanan anda sebelum menjawab telefon. Mulut anda mesti bebas bercakap dengan jelas.
Walaupun anda bercakap dengan rakan, dia mungkin sukar memahami apa yang anda bicarakan jika mulut anda penuh dengan makanan
Langkah 5. Jangan bercakap dengan orang yang rapat dengan anda sebelum menamatkan panggilan
Semasa panggilan, abaikan gangguan luar dan beri perhatian sepenuhnya kepada pemanggil. Jangan bercakap atau bergurau dengan orang lain di sekeliling anda dan elakkan daripada berkomunikasi secara senyap dengan orang lain semasa di telefon.
Walaupun orang di telefon tidak dapat mendengar anda, mereka mungkin menyedari bahawa anda tidak memperhatikan perbualan
Petua
- Simpan notepad dan pen di dekat telefon rumah anda supaya anda tidak perlu mengambil sesuatu untuk menerima mesej semasa panggilan.
- Orang yang anda bercakap dengan telefon akan mengingati didikan anda. Katakan "tolong" setiap kali anda meminta sesuatu. Sekiranya seseorang mengatakan "terima kasih" balas dengan "tidak ada".