3 Cara Menulis Surat Aduan kepada Syarikat

Isi kandungan:

3 Cara Menulis Surat Aduan kepada Syarikat
3 Cara Menulis Surat Aduan kepada Syarikat

Video: 3 Cara Menulis Surat Aduan kepada Syarikat

Video: 3 Cara Menulis Surat Aduan kepada Syarikat
Video: Cara-cara membuat aduan bagi Majikan atau Pekerja yang bermasalah 2024, Mac
Anonim

Menulis surat aduan adalah sesuatu yang akan dilakukan oleh kebanyakan orang pada suatu ketika dalam hidup mereka. Sekiranya anda tidak berpuas hati dengan produk atau perkhidmatan syarikat, anda biasanya dapat menyelesaikan masalah ini dengan cara yang saling menguntungkan melalui surat yang tumpul tetapi sopan. Menulis surat aduan tidak rumit atau menakutkan: yang perlu anda lakukan adalah menyatakan fakta dengan jelas dan meminta penyelesaian dengan sopan.

langkah-langkah

Kaedah 1 dari 3: Menulis Surat Aduan

Mulakan Surat Langkah 1
Mulakan Surat Langkah 1

Langkah 1. Hantar surat itu ke perkhidmatan pelanggan (SAC)

Semasa menulis surat aduan, peluang terbaik untuk berjaya adalah dengan mengirimkan surat itu ke bahagian perkhidmatan pelanggan syarikat, atau SAC. SAC digunakan untuk menangani aduan dan surat anda akan lebih mudah dianalisis dengan cekap.

  • Ketahui nama pengurus atau pengarah SAC dan hantarkan surat itu secara peribadi kepadanya. Mulakan surat dengan Tuan, Puan atau Miss yang dihormati., diikuti dengan nama. Sekiranya anda tidak mengetahui nama pengurus SAC, tulis sahaja Tuan Yang di-Pertua atau Puan.
  • Anda boleh mendapatkan alamat Perkhidmatan Pelanggan di laman web syarikat, di mana-mana bahan promosi atau iklan syarikat, pada pembungkusan produk atau pada label.
Mulakan Surat Langkah 5
Mulakan Surat Langkah 5

Langkah 2. Dalam surat itu, sampai pada intinya

Baris pertama surat harus menjelaskan dengan jelas mengapa anda menulis dan aduan anda yang tepat. Berikan seberapa banyak fakta yang berkaitan, termasuk tarikh, masa dan tempat anda membeli atau menggunakan perkhidmatan tersebut, berserta nombor siri atau model yang berkaitan.

  • Penerima surat mesti dapat mengenal pasti sebab surat itu tidak sampai lima saat; oleh itu, elakkan perkenalan yang panjang.
  • Anda boleh memberikan lebih banyak perincian atau menjelaskan keadaan di perenggan berikutnya, tetapi baris pertama surat itu harus menyoroti keluhan anda sesingkat mungkin.
  • Kalimat pertama mungkin adalah yang berikut: "Saya menulis untuk mengadu mengenai pengering rambut yang rosak yang saya beli dari syarikat ini pada 15 Julai di kedai di Rua Um, di Exemplândia."
Mulakan Surat Langkah 6
Mulakan Surat Langkah 6

Langkah 3. Tentukan secara khusus penyelesaian yang akan memuaskan anda

Sekiranya anda mahukan penggantian, pengembalian dana, atau pembaikan produk, atau bentuk pampasan lain, jelaskan pada perenggan kedua. Ini menghalang penerimaan borang atau surat maklum balas yang lain, dan memberi penerima sesuatu pekerjaan.

  • Bersikap konstruktif mungkin dalam komen; cadangkan cara anda boleh terus berhubung dengan syarikat. Sekiranya anda menuntut pengembalian wang atau bentuk pampasan lain, dan pada masa yang sama menunjukkan bahawa anda akan pergi ke pertandingan, mereka tidak akan digalakkan untuk berusaha menyelesaikan masalah ini.
  • Sekiranya anda mahu syarikat menyelesaikan masalah yang lebih umum, tinggalkan juga dalam surat, tetapi ketahuilah bahawa perkara seperti itu memerlukan masa.
  • Jangan mengancam untuk mengemukakan tindakan undang-undang pada kenalan pertama. Ini mungkin menjadi satu-satunya penyelesaian; Namun, yang terbaik adalah mengirim surat aduan terlebih dahulu dan menunggu jawapan.
Tukar Nama Anda di Hawaii Langkah 12
Tukar Nama Anda di Hawaii Langkah 12

Langkah 4. Lampirkan salinan dokumen yang berkaitan

Mereka boleh merangkumi resit, jaminan, salinan cek dan, jika perlu, foto atau video. Semua dokumentasi mesti disertakan dalam surat.

  • hantar salinan sebarang dokumentasi yang ingin anda sertakan, bukan dokumen asalnya. Dengan begitu, tidak ada kemungkinan dokumen hilang atau tersasar; sebagai tambahan, anda mungkin perlu memberikannya kepada orang lain.
  • Senaraikan semua dokumen yang disertakan dalam surat itu. Contohnya: "Salinan resit asal dilampirkan, bersama dengan salinan jaminan dan nombor siri pengering rambut."
Mengatasi Kebimbangan dan Kemurungan Langkah 5
Mengatasi Kebimbangan dan Kemurungan Langkah 5

Langkah 5. Berikan tarikh akhir perkhidmatan pelanggan untuk menyelesaikan masalah tersebut

Adalah berguna untuk menetapkan jangka masa yang tepat apabila anda mahu masalah itu diselesaikan. Ini akan memberi anda ketenangan fikiran dan membantu menyelesaikan masalah ini dengan cepat.

  • Menetapkan tarikh akhir juga akan mengelakkan kemungkinan surat itu hilang atau dilupakan, yang boleh menyebabkan rasa malu dan kebencian antara anda dan syarikat.
  • Pastikan tarikh akhir yang anda tetapkan adalah berpatutan. Satu atau dua minggu biasanya cukup, tetapi ini berbeza bergantung pada pesanan anda.
Tulis Surat untuk Bukti Pendapatan Langkah 12
Tulis Surat untuk Bukti Pendapatan Langkah 12

Langkah 6. Tamatkan surat dengan hormat

Terima kasih atas bantuan mereka, dan beritahu mereka bagaimana dan kapan mereka dapat menghubungi anda untuk menyelesaikan masalah ini. Ini akan menjadikan prosesnya lebih mudah, membawa hasil yang lebih berkesan untuk anda.

Ucapkan selamat tinggal dengan "Hormat," dan nama orang itu (jika anda tahu), atau "Terima kasih terlebih dahulu". Elakkan istilah tidak rasmi seperti "Bye" atau "Sampai jumpa nanti"

Kaedah 2 dari 3: Mencari Bentuk dan Nada yang Tepat

Tulis Laporan Buku Langkah 6
Tulis Laporan Buku Langkah 6

Langkah 1. Bersikap sopan

Anda boleh marah, dan anda berhak; tetapi bersikap tidak sopan hanya akan membuat penerima bertahan. Tulis dengan penuh hormat dan elakkan membuat komen yang mengancam, marah, atau sarkastik. Ingatlah bahawa orang yang membaca surat itu tidak secara langsung bertanggung jawab atas semua yang terjadi, dan mereka akan lebih senang dan bersedia untuk menyenangkan pelanggan yang sopan daripada yang marah.

  • Syarikat yang anda tulis mungkin tidak bermaksud membuat anda kesal. Sebilangan besar syarikat berminat untuk memuaskan pelanggan.
  • Anda akan lebih berjaya melayan penerima sebagai orang yang ingin menolong anda, daripada berfikir bahawa dia penuh dengan niat buruk.
  • Jangan menulis semasa anda marah. Biarkan menulis surat ketika anda lebih tenang. Atau, jika anda suka, tulis surat itu semasa merokok dan kemudian ketepikan selama satu atau dua hari sebelum menghantarnya. Kemungkinannya, anda pasti mahu menyusun semula idea anda menjadi bahasa yang tidak membakar.
Tukar Nama Anda di Hawaii Langkah 2
Tukar Nama Anda di Hawaii Langkah 2

Langkah 2. Ringkas

Anggota SAC menerima beratus-ratus surat sehari; jadi penting untuk sampai ke titik dengan cepat sehingga mereka tahu dengan tepat apa yang mereka hadapi sebaik sahaja mereka mula membaca. Sekiranya surat anda terlalu panjang atau terperinci, pembaca cenderung untuk mengimbas kandungannya dan mempunyai idea yang tidak jelas mengenai masalah atau cadangan penyelesaian.

  • Elakkan perincian atau lamunan yang berlebihan.
  • Tulis surat satu halaman, atau kira-kira 200 perkataan.
Tulis Ucapan Memperkenalkan Diri Anda Langkah 7
Tulis Ucapan Memperkenalkan Diri Anda Langkah 7

Langkah 3. Bersikap yakin dan kuat

Sikap seperti itu menetapkan nada yang tepat dan memberi tahu syarikat bahawa aduan anda mesti ditangani dengan serius. Ini paling penting dalam kes-kes aduan yang lebih serius, yang boleh membawa implikasi kewangan yang besar.

  • Bersikap tegas menyiratkan beberapa perkara, seperti bahasa yang digunakan, pengetahuan mengenai hak anda dan tanggungjawab syarikat, serta penyampaian surat secara profesional.
  • Semua ini menunjukkan kredibiliti, yang memberi kesan positif terhadap tindak balas surat anda.
Mulakan Surat Langkah 7
Mulakan Surat Langkah 7

Langkah 4. Format huruf dengan bersih dan betul

Seperti disebutkan di atas, format surat secara profesional mempengaruhi bagaimana aduan diterima. Sertakan nama, alamat dan tarikh anda di sudut kanan atas, diikuti dengan nama atau nama orang yang anda kirimi surat, bersama dengan alamat syarikat di sebelah kiri, tepat di atas badan surat.

  • Sentiasa masukkan huruf ke komputer kerana ini menjadikannya lebih mudah dibaca dan memberikan penampilan yang lebih bersih. Sekiranya anda harus menulis dengan tangan, lakukan dengan tulisan tangan yang jelas dan mudah dibaca, tanpa penghapusan atau noda dakwat.
  • Semasa menandatangani, tinggalkan tempat kosong di bawah penutup di mana anda boleh menulis tandatangan dengan tangan. Di bawah ruangan ini anda juga mesti menaip nama anda supaya mudah dibaca.
  • Jadikan huruf itu kemas dan jarak yang baik, dengan perenggan dengan ukuran yang sama.
Tulis Cadangan Geran Langkah 9
Tulis Cadangan Geran Langkah 9

Langkah 5. Periksa ejaan dan tatabahasa

Ejaan dan tatabahasa yang tidak betul mempengaruhi penerimaan aduan. Lakukan ejaan pada komputer anda sebelum mencetak surat, atau minta seseorang membacanya sebelum anda menghantarnya.

Kaedah 3 dari 3: Mengikuti Proses

Langkah Kaya 16
Langkah Kaya 16

Langkah 1. Tunggu sehingga tarikh akhir tamat

Bersabar dan jangan bertindak sehingga tarikh akhir yang anda tetapkan dalam surat itu tamat. Sekiranya anda melepasi tarikh akhir dan masih belum menerima apa-apa, buatlah panggilan telefon atau hantarkan e-mel untuk mengesahkan bahawa surat itu telah diterima. Selalu lebih baik untuk memberikan keuntungan keraguan kepada syarikat.

Sekiranya anda belum menerima maklumat mengenai surat itu, atau jika anda telah menerimanya, tetapi ketetapannya tidak memuaskan, bawa aduan tersebut ke pejabat yang lebih tinggi

Tulis Surat untuk Bukti Pendapatan Langkah 8
Tulis Surat untuk Bukti Pendapatan Langkah 8

Langkah 2. Cari pekerja yang lebih tinggi dalam hierarki

Sekiranya anda tidak berjaya dengan pengarah SAC, cari tahu siapa orang seterusnya dalam hierarki dan hubungi mereka. Setiap kali anda naik, dari SAC hingga penyelia hingga wakil presiden hingga presiden, lampirkan semua surat-menyurat yang telah anda kirimkan kepada yang sebelumnya. Ini akan memastikan pekerja baru sentiasa dikemas kini dan sangat mungkin menyelesaikan masalah ini dengan cara yang tidak bertentangan.

  • Sebaiknya mulakan dengan SAC sebelum terus ke puncak. Ini kerana SAC lebih sering digunakan untuk menangani jenis keluhan ini, dan kemungkinan setiap surat yang ditujukan kepada presiden akan tetap dikirim ke SAC.
  • Sekiranya demikian, pekerja SAC secara automatik mungkin mempunyai kesan buruk terhadap anda kerana anda cuba memintasnya.
  • Ketahuilah bahawa jika anda menulis surat kepada presiden atau pengarah, surat itu perlu lebih jelas, ringkas dan ditulis dengan baik kerana penerima tidak akan mengetahui terlebih dahulu mengenai kejadian itu.
Pilih Agensi Pengambilan Langkah 11
Pilih Agensi Pengambilan Langkah 11

Langkah 3. Sekiranya anda ingin mengemukakan tuntutan, berjumpa dengan peguam

Dia akan tahu bagaimana untuk meneruskannya. Perlu diingat bahawa tindakan undang-undang harus menjadi jalan terakhir; mencadangkan ini dalam surat menetapkan nada negatif untuknya dan menghalangi segala tuntutan yang mungkin anda minta. Ia juga boleh menjadi bumerang jika mereka tidak jatuh cinta.

Petua

  • Sebelum menulis, luangkan masa dan renungkan apa yang berlaku. Apabila anda telah memikirkannya dan mengetahui dengan tepat apa yang anda ingin pesan dan bagaimana anda menginginkannya, anda sudah bersedia untuk menulis surat itu.
  • Pastikan surat itu mengandungi nama, alamat, e-mel dan nombor telefon anda (rumah, tempat kerja dan telefon bimbit jika mungkin). Juga, jangan lupa untuk meminta maklumat penerima; oleh itu, kedua-duanya akan mengetahui kemajuan mengenai aduan tersebut.
  • Baca semula surat itu dan pastikan semuanya dapat dilakukan, ikhlas dan dapat disahkan.
  • Mengemukakan aduan bertulis mempunyai kesan yang lebih kuat daripada komen e-mel, faks, atau blog atau laman web. Sebilangan besar syarikat memperlakukan surat bertulis dengan keutamaan.
  • Jangan menulis perkataan buruk. Ingat: apa yang anda mahukan adalah pampasan atau penyelesaian, dan menyinggung penerima tidak akan menyebabkannya. Sekiranya anda ingin menggunakan bahasa yang lebih keras, elakkan suara pasif dan gunakan perkataan yang lebih langsung dan deskriptif. Mungkin anda terkejut atau jijik, kata-kata lebih kuat daripada sekadar kecewa.
  • Jangan menghantar surat bersumpah dari saksi. Sebenarnya, jika anda fikir ini mungkin berakhir di mahkamah, lebih baik bukan hanya menghilangkan pernyataan saksi, tetapi juga nama anda. Ingat juga bahawa kos undang-undang cukup tinggi. Perkara terbaik, dalam kebanyakan kes, adalah mencari perjanjian yang tidak rasmi atau, paling banyak, yang dibeli.
  • Sekiranya menulis untuk mengadu tentang orang tertentu, batasi surat itu kepada kekurangan mereka, dan jangan meremehkan organisasi secara keseluruhan. Sekiranya anda menulis untuk mengadu tentang polisi syarikat, jangan menghina penerima atau polisi tersebut. Cukup nyatakan masalahnya dan bagaimana anda mahu ia diselesaikan.
  • Beberapa laman web, seperti Reclame Aqui, menerbitkan keluhan mereka dan menunjukkan pengguna lain dalam situasi yang sama berkaitan dengan syarikat tertentu.
  • Simpan salinan semua surat-menyurat dan tarikh penghantaran surat anda.

Disyorkan: